Sistem Rental Kendaraan Bermontor

ABSTRACT

Sistem Rental Kendaraan Bermontor

Sistem rental kendaraan ini membantu proses reservasi secara mudah. Sebagian besar, sistem yang digunakan pada rental kendaraan masih bersifat manual. Data reservasi kendaraan dan data diri penyewa diisikan oleh penyewa menggunakan formulir dari kertas. Hal itu membuat proses menjadi lama dan kemungkinan data yang terisi tidak lengkap. Begitu juga dengan proses pengembalian kendaraan sewa, banyaknya pegawai rental yang tidak teliti menghitung jumlah denda dan biaya sewa.

Hal tersebut dapat menyebabkan kerugian pada perusahaan. Proses lainnya yaitu pengolahan data kendaraan, data supir, dan data supplier juga masih menggunakan proses yang kurang efektif penggunaannya. Solusi yang tepat untuk menangani masalah yang terjadi adalah sebuah sistem rental kendaraan yang dapat menangani proses pengolahan data rental seperti data kendaraan, data supir, data supplier, data reservasi, dan data pengembalian. Selain itu, sistem tersebut memiliki fasilitas pemesanan kendaraan secara online, dan proses pengembalian yang dapat menghitung biaya denda berdasarkan waktu keterlambatan pengembalian kendaraan.

Sistem informasi ini diharapkan mampu menangani pengolahan data kendaraan, supir dan supplier, membantu proses reservasi, proses pengembalian, serta proses cetak nota dan laporan menjadi lebih mudah. Selain itu juga, sistem ini mampu memberikan informasi yang tepat bagi masyarakat pengguna jasa sewa kendaraan.

Kata kunci : Rental Kendaraan, Online

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan teknologi informasi sangat penting dalam kehidupan masyarakat pada saat ini, terutama masyarakat perkotaan, apabila tidak mengikuti perkembangan tersebut maka akan ketinggalan zaman dan membuat masyarakat kehilangan banyak informasi yang terus berkembang setiap saat. Teknologi informasi erat kaitannya dengan penyampaian informasi yang tepat sasaran sehingga dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu juga, penyampaian informasi harus dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat dalam perkembangannya.

Semakin banyak tempat persewaan sepeda motor didirikan sekarang ini, terlebih di daerah yang padat mahasiswa dan pekerja, begitu juga daerah wisata. Hal ini disebabkan karena mahasiswa dan pekerja cenderung membutuhkan mobilitas yang tinggi, di samping itu wisatawan akan sangat membutuhkan kendaraan untuk mobilisasi selama berada di daerah wisata.

Dunia bisnis merupakan bagian dari perkembangan teknologi informasi dimana setiap kegiatannya dibutuhkan informasi yang akurat dan tepat sasaran agar menghasilkan keuntungan. Salah satu contohnya yaitu bisnis rental kendaraan bermotor. Syarat untuk meminjam kendaraan di Rental adalah menyerahkan kartu identitas seperti KTP, KTM, atau SIM, serta wajib membayarkan sejumlah uang muka sebesar 50% dari biaya sewa kendaraan.

Bagian penting dari bisnis rental kendaraan adalah proses transaksi. Proses tersebut membutuhkan informasi yang akurat dalam pengolahan data agar tidak terjadi kerugian yang banyak. Sebagian besar dari tempat persewaan sepeda motor sekarang masih manual dalam melakukan pendataan, seputar data peminjam, data reservasi, dan data pengembalian sepeda motor, sehingga dianggap tidak efektif dan tidak efisien, karena ada kemungkinan salah dalam penghitungan denda dan biaya sewa kendaraan.

Di era zaman sekarang adalah era internet, tidak bisa dipungkiri dengan adanya reservasi online penyewaan sepeda motor memudahkan penyewa yang akan melakukan reservasi. Hal ini tidak mungkin diterapkan jika sistem yang digunakan adalah manual, yakni dalam melakukan pendataan persewaan sepeda motor. Oleh karena itu, kami berharap dengan sistem yang kami buat akan mempermudah penyewaan sepeda motor antara pelanggan dengan penyedia.

Pemilik rental semakin mudah untuk melakukan pencarian data seperti data penyewa, data supplier, dan data kendaraan. Sehingga pemilik rental mengetahui perkembangan usaha nya sampai sejauh mana dan bisa menentukan strategi pemasaran yang tepat. Sistem ini juga dilengkapi dengan hasil proses reservasi berupa tanda bukti. Tanda bukti tersebut dimaksudkan untuk memudahkan proses transaksi penyewaan kendaraan.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarakan latar belakang masalah yang ada dimana belum adanya reservasi online penyewaan sepeda motor, maka dapat disimpulkan beberapa masalah yang ada, di antaranya adalah:

a.      Sebagian besar dari tempat persewaan sepeda motor sekarang masih manual dalam melakukan  pendataan, seputar data peminjam, data reservasi, dan data pengembalian sepeda motor, sehingga dianggap tidak efektif dan tidak efisien.

b.         Adanya kemungkinan salah dalam penghitungan denda dan biaya sewa kendaraan.

c.       Proses peminjaman yang tertunda akibat kendaraan yang dimaksud oleh penyewa tidak tersedia di rental, sehingga menyebabkan pemilik rental mencarikan kendaraan dari supplier lain. Hal tersebut dapat menyebabkan kerugian dari pihak penyewa karena penyewa harus menunggu selama waktu tertentu dengan ketidakpastian tersedianya kendaraan. Sehingga dapat menyebabkan kerugiaan apabila terjadi pembatalan pemesanan dari pihak penyewa.

1.3 Rumusan Masalah

Permasalah dari sistem rental ini adalah bagaimana membuat sebuah sistem informasi penyewaan kendaraan. Selain itu juga ada proses pendataan data kendaraan, supir, penyewa, supplier, proses reservasi, dan juga proses pengembalian kendaraan sewa.

1.4 Batasan Masalah

Batasan Masalah Sistem ini memberikan segala informasi termasuk juga proses reservasi kendaraan, batasan-batasan masalah meliputi:

1.        Sistem dapat melayani proses reservasi penyewaan kendaraan

2.       Sistem dapat menangani pengolahan data rental seperti data kendaraan, data supir, data supplier, data penyewa, data reservasi, dan data kritik saran.

3.    Sistem hanya memberikan informasi kepada penyewa tentang ketersediaan kendaraan berdasarkan tanggal pinjam dan tanggal kembali.

1.5 Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian adalah :

1.    Memberikan kemudahan bagi penyewa sepeda motor yang terhambat pada waktu dan tempat penyewaan yang jauh.

2.        Meminimalisir kesalahan yang terjadi saat dilakukan pendataan

3.    Memberikan keringanan bagi pemilik sewa kendaraan untuk menangani para penyewa sepeda motor yang datang dalam jumlah besar karena pendataan telah dilakukan saat pengisian pada website, atau dengan mengantarkan sepeda motor yang disewa kepada penyewa sepeda motor yang menginginkannya.

1.6 Manfaat Penelitian

Adapun manfaat dari penelitian adalah :

1.        Memberikan kemudahan kepada penyewa dalam hal proses reservasi kendaraan.

2.     Memberikan informasi yang tepat kepada penyewa tentang kendaraan kendaraan apa saja yang sudah disewa yang didapat dari informasi tanggal sewa.

3.        Memberikan kemudahan kepada pemilik rental dalam hal pendataan kendaraan, penyewa, supir dan supplier.

4.  Memudahkan dalam proses transaksi baik penyewaan kendaraan maupun pengembalian kendaraan.

5.  Menambah keakuratan waktu dalam perhitungan sewa kendaraan sehingga meminimalisir kelebihan waktu dalam pengembalian kendaraan.

1.7 Metodologi Penelitian

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif. Untuk itu dalam penelitian ini penulis menetapkan langkah – langkah sebagai berikut :

1.        Wawancara

Wawancara pada penelitian ini menggunakan interview tidak berstruktur karena peneliti memandang model ini adalah yang paling luwes, dimana subyek diberi kebebasan untuk menguraikan jawabannya dan ungkapan – ungkapan pandangannya secara bebas dan sesuai harinya. Interview ini digunakan untuk mendapatkan data tentang pentingnya penyewaan kendaraan.

2.        Observasi

Observasi dalam penelitian ini dilakukan oleh peneliti. Observasi dalam penelitian ini adalah observasi langsung yaitu penelitian melihat dan mengamati secara langsung atau survei langsung ke tempat rental kendaraan, kemudian mencatat berapa jumlah penyewa kendaraan dalam sehari. Observasi akan lebih efektif jika informasi yang hendak diambil berupa kondisi atau fakta alami, tingkah laku dan hasil kerja responden dalam situasi alami. Sebaiknya observasi mempunyai keterbatasan dalam menggali informasi yang berupa pendapat atau persepsi dari subyek yang diteliti.

3.        Studi Literatur

Mengumpulkan beberapa buku, artikel, dan materi yang dapat digunakan sebagai acuan dalam pembuatan Sistem Informasi Rental Kendaraan diantaranya perancangan, analisis, dan implementasi sistem. 

4.        Pengembangan Sistem

Metode ini digunakan dalam proses pembuatan sistem. Adapun tahap- tahapannya sebagai berikut: 

a.  Perencanaan Pembuatan Sistem Menganalisi masalah yang ada sebelum sistem dibuat sehingga dapat mengetahui kebutuhan apa saja yang nanti nya akan dibuat pada sistem. 

b.   Analisis Kebutuhan Sistem Menganalisis kebutuhan sistem baik kebutuhan fungsional maupun kebutuhan non fungsional. 

c.  Perancangan Sistem Merancang proses-proses yang akan dikerjakan oleh sistem serta merancang data yang akan dibutuhkan dalam proses tersebut ke dalam database serta merancang user interface sistem. 

d.   Implementasi Sistem Mengimplementasikan hasil perancangan sistem menjadi sebuah aplikasi dengan cara coding dan testing.

1.7 Sistematika Penulisan

Sistematika Penulisan Berikut adalah sistematika penulisan perancangan dan pembangunan aplikasi Sistem Informasi Rental Kendaraan:

BAB I PENDAHULUAN

Dalam bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Berisi uraian sistematis tentang informasi hasil penelitian sebelumnya yang disajikan dalam pustaka dan menghubungkannya dalam sistem yang akan dibuat.

BAB III LANDASAN TEORI

Berisi konsep dan teori yang mendukung pembuatan aplikasi, persewaan motor secara online, software yang akan digunakan untuk sistem tersebut.

BAB IV PENUTUPAN

Bab ini menyajikan kesimpulan dari laporan tugas akhir dan saran terhadap seluruh kegiatan tugas akhir yang telah dilakukan. Saran diperlukan sebagai upaya pengembangan sistem selanjutnya.

DAFTAR PUSTAKA

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

Sistem Informasi Rental Kendaraan merupakan sebuah sistem yang dapat mempermudah proses penyewaan kendaraan yaitu reservasi penyewaan kendaraan. Selain itu, sistem ini juga berguna dalam hal pendataan, serta proses transaksi sehingga membuat rental mempunyai sistem yang baik dan benar dalam menyebarkan informasi yang tersedia. Terdapat sistem serupa yang dibangun dengan tujuan yang sama.

Budi (2011) mengembangkan Sistem Informasi Nanda Rent Car yang sebelumnya telah melakukan pengolahan data dengan komputer namun penggunaannya kurang maksimal karena komputer hanya digunakan sebagai alat penyimpanan data saja. Perkembangan yang dilakukan pada sistem ini adalah dapat melakukan pengolahan data mobil, data pegawai, data pelanggan, data supir, data pemasok mobil, dan data harga sewa serta sistem ini dapat melakukan proses transaksi peminjaman, pengembalian, dan proses transaksi pembayaran kepada pemasok mobil. Sistem juga menghasilkan keluaran berupa nota pembayaran dan laporan transaksi.

Rayo(2007) mengembangkan Sistem Informasi Rental Mobilberbasis desktop dengan menggunakan Visual Basic 6. Sistem dirancang untuk menangani proses sewa mobil yang rmencakup data penyewa, supir, dan data mobil. Sistem tersebut memberikan informasi tentang data mobil yang dipinjam atau tidak, data supir yang dipakai atau tidak, dan data penyewa. Selain itu, sistem ini juga menampilkan informasi sewa mobil dan pembayaran, serta menghitung lama sewa berdasarkan waktu dan tanggal sewa. Sistem ini memberikan fasilitas cetak nota, laporan bulanan, laporan kendaraan, penyewa dan laporan lainnya.

Shella(2010) mengembangkan Sistem Informasi Andi Rent Car yang hanya melayani rental kendaraan roda empat saja, dan masih kurang efektif dalam pengelolaannya. sebuah sistem informasi yang dapat menangani proses pengolahan data rental seperti data kendaraan, data supir, data supplier, data reservasi, dan data pengembalian.

BAB III

LANDASAN TEORI

3.1 Sistem

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang berhubungan satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan tertentu.Secara sederhana, suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu. Menurut Supriyanto (2005), sistem adalah kumpulan elemen, komponen, atau subsistem yang saling berintegerasi dan berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai karakteristik, diantaranya :

1.     Memiliki komponen Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, beerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem.

2.    Batas sistem (Boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3.   Lingkungan luar sistem (Environment) Lingkungan luar sistem adalah segala sesuatu di luar sistem yang dapat mempengaruhi sistem tersebut. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4.        Penghubung sistem (Interface) Penghubung sistem merupakan media perantara antar subsistem. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi input untuk subsistem yang lainnya. Dengan penghubung tersebut, satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan.

5.   Masukan sistem (Input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa maintenance input dan sinyal input.Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran.

6.   Keluaran sistem (Output) Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran merupakan masukan untuk subsistem yang lain

7.        Pengolah sistem (Process) Suatu sistem memiliki bagian pengolahan sistem atau sistem tersebut memiliki kemampuan untuk mengolah sistemnya sendiri. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8.        Sasaran sistem Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak memiliki kegunaan. Sasaran dari sistem sangat menentukanmasukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

3.2 Proses Pemesanan Motor

Untuk dapat menyewa motor, pelanggan diminta untuk mengisi form isian yang terdapat pada halaman menu utama. Bagian pertama dari form itu adalah isian mengenai tanggal, jam, kota pengambilan dan pengembalian motor. Kemudian pada halaman kedua terdapat pilihan beberapa jenis motor beserta harga sewanya, disini pelanggan diminta untuk memilih salah satu motor yang terdapat pada tampilan, sesuai dengan jenis motor yang terdapat pada kota pengambilan. Setelah itu akan muncul tampilan motor secara lebih jelas dan total harga sewa motor berdasarkan waktu pengambilan dan pengembalian motor. Pada halaman ini jika pelanggan ingin mengganti jenis motor, maka pelanggan dapat kembali ke halaman list motor, akan tetapi jika setuju untuk memesan, maka akan tampil halaman selanjutnya.

3.3 Sistem Informasi

Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai media untuk menampilkan informasi (Mcleod, 2001). Menurut Alter (1992), sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Berdasarkan dua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah komponen atau kelompok elemen yang mempunyai kemampuan untuk mengumpulkan informasi dari berbagai sumber untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut Turban dkk. (2006) sistem informasi terdiri dari beberapa komponen. Diantaranya adalah sebagai berikut :

1.      Hardware ( Perangkat Keras)Perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer (pusat pengolah, unit masukan/keluaran), peralatan penyimpanan data, dan terminal masukan/keluaran. Contoh perangkat keras adalah Monitor, CPU, Keyboard, Mouse, dll.

2.        Software ( Perangkat Lunak )dapat dibagi dalam 3 jenis utama :

a)    Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer.

b)      Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan.

c)    Aplikasi pernagkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

3.   Basis Data Adalah sekumpulan file, tabel relasi dan lain-lain yang saling berkaitan dan menyimpan data serta berbagai hubungan diantaranya.

4.   Jaringan adalah informasi dan data bergerak melalui kabel-kabel atau tanpa kabel sehingga memungkinkan pengguna jaringan komputer dapat saling bertukar dokumen dan data.

5.        Prosedur adalah serangkaian instruksi mengenai bagaimana menggabungkan beberapa komponen diatas agar dapat memproses informasi dan menciptakan sistem yang diinginkan.

6.   Orang adalah individu yang bekerja, berinteraksi atau menggunakan sistem informasi secara langsung.

BAB IV

KESIMPULAN

Dari permasalahan yang terjadi pada kebanyakan penyewaan sepeda motor dapat diatasi menggunakan sistem penyewaan sepeda motor online yang akan kami kembangkan, karena dengan menggunakan sistem ini memudahkan penyewa sepeda motor maupun pemilik persewaan sepeda motor. Sistem ini jauh lebih efektif, praktis, dan terbuka yang tentunya memberikan banyak manfaat kepada semua pihak.

DAFTAR PUSTAKA

Putri, Shella N., 2013, Sistem Informasi Rental Kendaraan, Tugas Akhir, FMIPA UGM, Yogyakarta.

Wijaya, R., 2007, Sistem Informasi Rental Mobil, Tugas Akhir, FMIPA UGM, Yogyakarta

Subagyo, B., 2011, Sistem Informasi Nanda Rent Car, Tugas Akhir, FMIPA UGM, Yogyakarta

http://rentalmotordimalang.com/ terakhir diakses pada tanggal 1 Maret 2017

http://www.rentalmotoryogyakarta.com/ terakhir diakses pada tanggal 1 Maret 2017

http://pamitranrentalmotor.com/rental-motor-jogja/ terakhir diakses pada tanggal 11 Maret 2017 

http://www.msbalicarrental.com/ terakhir diakses pada tanggal 1 Maret 2017

http://kereta-api.co.id/ terakhir diakses pada tanggal 1 Maret 2017