MANAJEMEN FINANSIAL UNTUK LAYANAN TEKNOLOGI INFORMASI

PENGENALAN DAN RUANG LINGKUP

Tidak ada bisnis yang bisa bertahan lama, tanpa penanganan keuangan yang baik dan efektif. Manajemen keuangan adalah tentang pengawasan dari sumber daya keuangan yang dimiliki oleh perusahaan. Manajemen keuangan memastikan organisasi mengetahui dan memahami biaya dari operasi yang mereka lakukan, pengeluaran yang harus dikeluarkan dan hal – hal eksternal yang mempengaruhi hal tersebut. Ini akan membantu perusahaan membuat keputusan yang tepat bagaimana suatu layanan disiapkan, cara suatu layanan di suplai, serta investasi yang diperlukan untuk memberikan pengiriman dan efek yang mampu mengubah pola kebutuhan yang ada.

Kemampuan manajemen keuangan yang kuat mampu membuat penyedia layanan TI membuat  keputusan yang tepat dan reaksi secara tanggap terhadap perubahan. Hal itu membuat kontrol terhadap pengeluaran menjadi lebih baik untuk memastikan keputusan investasi yang tepat dan promosi nilai layanan terlaksana.

TUJUAN DAN OBJEKTIF

Tujuan dari manajemen finansial untuk layanan teknologi informasi adalah untuk memastikan penggunaan secara optimal dari aset keuangan yang dimiliki oleh organisasi dan ini dicapai dengan selarasnya aturan yang ada dalam penyedia layanan teknologi informasi itu bergerak.

Tujuan dari manajemen finansial adalah untuk memastikan :

•    Uang di atur dan digunakan secara bijaksana

•  Aset keuangan yang tersedia sesuai dengan rencana organisasi dan persyaratan untuk menjalankan layanan teknologi informasi.

•    Keputusan untuk melakukan investasi sesuai dan relevan dengan tujuan dan objektif perusahaan.

•    Risiko keuangan sudah teridentifikasi dan di atur secara efektif.

•    Pengaturan pemerintahan yang tepat memastikan keefektivitasan penataan dari sumber daya keuangan yang dimiliki, dan memastikan kejelasan dari akuntabilitas keuangan.

•   Organisasi mengikuti semua aturan keuangan yang berhubungan dan peraturan yang berlaku serta strategi dari bisnis. 


Kunci untuk memastikan itu semua adalah :

·     Adanya sistem yang efektif untuk melakukan perencanaan keuangan dan biaya pengeluaran

·    Rencana finansial dan alokasi biaya sesuai dengan layanan yang akan diberikan.

·    Semua investasi yang disarankan harus memiliki konsep bisnis yang sesuai dengan standar perusahaan.

·    Semua risiko yang berpengaruh terhadap keuangan teridentifikasi dan tertata dengan baik.

·    Adanya kerangka kerja yang tepat untuk pemerintahan dengan akuntabilitas yang jelas, dan semua yang terlibat telah terlatih untuk itu. 


·    Semua pengeluaran keuangan tercatat dengan baik dan akan ada proses audit untuk memastikan penataan dari sumber daya finansial.

·    Biaya dan nilai dari layanan TI, proses – proses dan aktivitas yang ada terawasi, terukur dan dimengerti serta langkah yang diambil berdasarkan dari kemampuan keuangan. 


AKTIVITAS DAN KONSEP

·         Pembiayaan

Penting untuk melakukan perencanaan terlebih dahulu untuk memastikan rencana bisnis sejalan dengan kemampuan keuangan yang ada. Hal ini akan menghasilkan rencana keuangan atau daftar pengeluaran dan pemasukan yang jelas untuk periode tertentu biasanya dalam ukuran tahun. Pengeluaran dan pemasukan akan dibedakan menjadi kategori yang bertujuan untuk mempermudah pengaturan, dan kontrol. Biaya yang akan dikeluarkan harus mencerminkan layanan yang akan diberikan, proyek baru, ataupun investasi dan hal yang telah terencana sebelumnya.

·      Akunting

Proses – proses yang ada pada pengelolaan keuangan menggunakan TI membuat penyedia layanan TI untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan yang ada, hingga menampilkan bagaimana pengeluaran dan pemasukan yang dibedakan antara pelanggan, layanan, dan aktivitas. Analisa ini berguna untuk menentukan keefektivitasan biaya dari layanan sehingga bisa diambil keputusan yang tepat.

·         Penagihan Biaya

Keputusan untuk melakukan penagihan adalah keputusan strategis yang harus diperhatikan dengan seksama , Penagihan tidak hanya menambah biaya operasi dari penyedia layanan TI tetapi juga menambah akuntabilitas, dampak, dan transparansi. Pelanggan dapat membandingkan apa yang akan mereka dapatkan dengan apa yang akan dibayar, dan pelanggan juga mampu membandingkan layanan yang akan didapat dengan penyedia layanan lain.

·         Bisnis Konsep

Bisnis konsep adalah bantuan untuk mengambil keputusan dan alat perencanaan yang menampilkan perkiraan hasil dari aksi dari bisnis. Inti dari bisnis konsep adalah analisa keuangan, dan pembenaran untuk melakukan investasi biasanya lebih bergantung kepada pemahaman kemampuan keuangan.

Manajemen finansial dalam hubungannya kepada manajer bisnis dan pemangku kebijakan, harus menilai bisnis konsep dalam hubungan skala investasi dan hasil yang akan didapatkan, efeknya pada bisnis, skala waktu untuk realisasi keuntungan, risiko dan penanganannya, serta kekokohan nilai yang ada dan kesensitivitasan terhadap perubahan. Semua hal tersebut harus ada pada bisnis konsep yang baik.

Penting untuk bisnis konsep menjelaskan keuntungan dan biaya yang akan dikeluarkan dan dinilai, dengan asumsi bagaimana itu bergantung dan tingkat kepercayaannya. Bisnis konsep terkadang harus bergantung pada keoptimisan ataupun keraguan pada masa depan, dan penting untuk diketahui oleh para pengambil keputusan.

HUBUNGAN DENGAN PROSES - PROSES MANAJEMEN LAYANAN YANG LAIN

Manajemen finansial untuk layanan TI sangat penting dalam hal manajemen layanan TI dan itu terhubung dengan banyak manajemen layanan yang lain. Layanan – layanan tersebut adalah sebagai berikut :

·         Manajemen Kelas Layanan

Manajemen kelas layanan bekerja sama dengan manajemen finansial dalam hal biaya yang dianjurkan pada level layanan yang diperlukan sehingga mampu memenuhi kebutuhan organisasi sekarang dan yang telah terencana. Manajemen finansial akan membantu dalam perubahan biaya dan mengevaluasi investasi baru yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan dari bisnis.

·         Manajemen Portofolio Layanan

Manajemen finansial berhubungan dengan pembangunan bisnis konsep, penilaian peluang investasi, dan evaluasi dari opsi layanan yang lain, evaluasi dari risiko keuangan dan penetapan nilai dari layanan. Semua ini terhubung dalam pengambilan keputusan apa yang akan dimasukkan dan dikeluarkan dari portofolio layanan. Manajemen finansial mampu berkontribusi terhadap keputusan bagaimana cara terbaik untuk menyuplai layanan yang ada. Selain itu juga bertanggung jawab untuk memastikan pembiayaan tersedia untuk mendukung pengiriman portofolio layanan dan memastikan keuangan sesuai dengan anggaran yang ada.

·         Manajemen Kapasitas

Ketersediaan dan kapasitas dari manajemen terhubung dengan keefektivitasan biaya untuk pelaksanaan layanan, dan manajemen keuangan dapat membantu dengan menyediakan informasi biaya yang dikeluarkan sehingga bisa dilakukan penilaian terhadap keuangan. Proposal untuk melakukan investasi pada hal baru atau pengembangan kapasitas bisa dinilai oleh manajemen finansial sebelum dilaksanakan, manajemen kapasitas akan mampu memberikan informasi dari penggunaan sumber daya yang mampu membantu manajemen finansial mengambil keputusan.

·         Manajemen Pengaturan dan Aset Layanan

Bertujuan untuk mengatur dan mengelola pengaturan dari manajemen basis data yang berisi informasi keuangan dan aset yang digunakan untuk berbagai macam oleh manajemen finansial. Selain itu juga berisi informasi tentang aset yang dimiliki untuk pelaksanaan rencana keuangan jangka panjang dan pengembangan anggaran.

·         Manajemen Hubungan Bisnis

Manajemen Hubungan Bisnis membantu manajemen keuangan untuk layanan TI mengerti bagaimana pelanggan menilai apa yang mereka dapatkan dari layanan TI dan apa yang harus mereka bayar untuk layanan tersebut. Manajemen Hubungan Bisnis membantu pelanggan mengerti tentang aturan finansial, biaya, risiko dan isu lain dari penyedia layanan TI yang berimbas terhadap biaya yang dibebankan kepada pelanggan. Hal ini juga berguna untuk pelanggan mengerti efek finansial pada keputusan jangka panjang.

PUSTAKA

2012, Brewster Ernest, Dkk, IT SERVICE MANAGEMENT A Guide for ITIL Foundation Exam Candidates Second Edition;